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Étapes appel d'offres

 Catégorie(s) lié(s) : Gestion et marketing
 Temps de lecture : 5 minutes
MXO | Agence totale

Par MXO | Agence totale

Comment choisir la bonne agence pour atteindre vos objectifs? Partie 2 de 3.

Suite à mon article présentant les éléments à définir avant de commencer à chercher une agence pour un projet numérique ou publicitaire, je vous présente maintenant des recommandations en lien avec la création d’appel d’offres

1- Établir un responsable

Qui sera le responsable de l’appel d’offres? Qui va le préparer? Ces deux questions semblent assez anodines, mais il est important de responsabiliser des employés qualifiés pour concevoir l’appel d’offres. Ce responsable devra s’assurer de connaître vos règles d’affaires en lien avec les appels d’offres (par exemple: au moins 3 entreprises par appel d’offres ou encore si vous avez une règle du plus bas soumissionnaire). Le responsable de l’appel d’offres sera le point de contact pour les agences. Il sera également habituellement la personne-ressource en cas de questions de la part des agences. Prenez le temps de bien choisir un responsable car si ce dernier ne comprend pas bien les enjeux du projet ou s’il n’y met pas les efforts nécessaires, il y a fort à parier que la qualité des propositions reçues ne soit pas à la hauteur.

2- Le contenu de l’appel d’offres

Une fois que le responsable est choisi, il est impératif de déterminer ce qui devra faire partie de l’appel d’offres, son motif. Rappelez-vous que si votre document n’est pas clair, les réponses des agences risquent d’être ambiguës. Mon article précédent relatant les éléments à connaitre avant de se lancer en appel d’offres, il faut maintenant les insérer dans le document dans un ordre cohérent: objectifs, brief (s’il y a lieu), situation actuelle, situation désirée, public cible, indicateurs de performance, requis techniques et spécifiques, budgets, etc.

3- Le type d’appel d’offres

Il est important de déterminer si vous voulez lancer un appel d’offres public ou sur invitation.

Dans le cas d’un appel d’offres public, assurez-vous de faire connaitre l’existence de votre document auprès des agences. Il existe plusieurs sites de diffusion d’appels d’offres publics. Choisissez judicieusement. Si votre appel d’offres est sur invitation, déterminez le nombre d’agences à inviter. Je vous recommande d’en choisir au moins trois, mais en prenant soin de ne pas en inviter trop; cela vous créera une surcharge de travail en analyses de propositions de toute façon.

Je me rappelle d’un appel d’offres numérique sur lequel j’ai travaillé il y a plusieurs années. Nous étions 22 agences… RI-DI-CU-LE (sentez l’amertume et celle que les 21 autres agences ont vécu)! Prenez soin de vous faire un échantillon d’agences et invitez celles qui vous inspirent le plus confiance. Visiter leurs sites Web devrait vous donner les informations nécessaires pour « filtrer” les plus intéressantes pour votre projet. Bref, prenez le temps de bien sélectionner celles que vous inviterez.

Étapes appel d'offres

4- Exigences et grille d’évaluation

Il est important de dresser la liste des critères d’évaluation et des exigences de votre d’appel d’offres. Essayez d’être le plus précis possible. Le tout pour vous permettre de mieux filtrer les agences à qui vous voudrez envoyer l’offre dans le cas d’un appel d’offres sur invitation ou encore celles qui se qualifient pour postuler sur votre appel d’offres public.

Les critères d’évaluation mentionnés dans votre appel d’offres vous guideront dans la création de votre grille d’évaluation des agences ayant répondu. Je vous conseille fortement, par souci de transparence et d’équité, de mettre votre grille d’évaluation directement dans votre appel d’offres. 

Assurez-vous de ne pas demander de travail spéculatif; ce n’est pas bien vu dans l’industrie et ce n’est pas recommandé par l’Association des agences de communications créatives (anciennement l’Association des agences de publicité du Québec).

5- Le comité de sélection

N’hésitez pas à établir, avant la publication de l’appel d’offres, qui fera partie du comité décisionnel pour le choix final de l’agence. Les membres de ce comité utiliseront leur expertise en lien avec les critères qui constituent la grille d’évaluation. N’hésitez pas à inclure des individus ayant des “parcours” différents. Intégrez au sein du comité décisionnel des gens qui connaissent bien les patrimoines communicationnel, numérique et publicitaire de l’entreprise. Des gens qui sont au courant de ce qui a bien fonctionné par le passé.

6- Délais et courtoisie

Assurez-vous de donner des délais raisonnables pour permettre aux agences de répondre à votre appel d’offres. Précisez une heure de tombée, puis les dates des prochaines étapes (exemple: s’il y a une 2e ronde de qualification ou la date de décision finale). Assurez-vous de bien les respecter. De plus, puisque vous allez demander aux agences de prendre du temps pour répondre à votre appel d’offres et qu’elles se donneront la peine d’essayer de vous épater pour obtenir le mandat, assurez-vous de communiquer avec chaque agence à la fin du processus; la gagnante mais les autres également.

 

L’Association des agences de communications créatives a d’ailleurs lancé en 2015 un guide intéressant pour vous aider à remplir votre appel d’offres

Dans mon prochain article, je vous partagerai des recommandations de points à inclure dans une grille d’évaluation de proposition à votre appel d’offres. Si vous avez des questions, sur la thématique de cet article, n’hésitez pas à communiquer avec moi! Chez MXO nous répondons à plusieurs appels d’offres et plusieurs membres de l’équipe ont travaillé du côté client et ont eu à en préparer. D’expérience, nous pouvons vous confirmer que le succès d’un projet numérique ou publicitaire s’amorce souvent avec la création d’un appel d’offres clair.

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